informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il presente sito web e nell'ambito delle proprie attività istituzionali é:

Il Titolare può essere contattato per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali.

2. Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento

2.1 Navigazione del sito web

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.
I dati raccolti automaticamente includono:

• Indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito
• Indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste
• L’orario della richiesta
• Il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server
• La dimensione del file ottenuto in risposta
• Il codice numerico indicante lo stato della risposta dal server
• Altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) ai fini della sicurezza del sito e del corretto funzionamento del servizio. Questi dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario a tali finalità e, comunque, non oltre 12 mesi.

2.2 Contatto e comunicazioni

I dati personali forniti volontariamente dagli utenti tramite form di contatto, indirizzi e-mail o altri canali di comunicazione (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e ogni altra informazione inclusa nel messaggio) vengono trattati al fine di rispondere alle richieste ricevute.
La base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) ovvero, ove applicabile, l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). I dati sono conservati per il tempo necessario a evadere la richiesta e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

2.3 Archivio dei Soci

Il Circolo fotografico La Gondola  tratta i dati personali dei propri soci (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, recapiti telefonici e di posta elettronica, quote associative versate) per le seguenti finalità:

• Tenuta del libro dei soci e adempimento degli obblighi di legge previsti dal D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 (Codice del Terzo Settore) e successive modificazioni
• Gestione del rapporto associativo, incluse convocazioni, comunicazioni istituzionali e invio di newsletter
• Emissione di ricevute per le quote associative e adempimenti fiscali e contabili
• Partecipazione ad attività culturali, mostre, concorsi fotografici e altri eventi organizzati dal Circolo

La base giuridica è l’esecuzione del contratto associativo (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) e l’adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR). I dati dei soci sono conservati per tutta la durata del rapporto associativo e, successivamente, per il periodo di prescrizione ordinaria (dieci anni) ovvero per il maggior termine previsto dalla normativa fiscale e contabile.

2.4 Archivio Fotografico

Il Circolo gestisce un archivio storico e corrente di opere fotografiche, prodotte dai soci e da terzi partecipanti ad attività del Circolo. Il trattamento riguarda:

• Le opere fotografiche in sé (fotografie, negativi, file digitali, ecc.)
• I metadati associati (autore, data, luogo di scatto, tecnica, didascalia, eventuale soggetto ritratto)
• Le informazioni biografiche essenziali degli autori

Il trattamento avviene per le seguenti finalità:

• Conservazione, catalogazione e valorizzazione del patrimonio fotografico culturale del Circolo
• Organizzazione di mostre, pubblicazioni, eventi espositivi e divulgazione culturale
• Pubblicazione sul sito web istituzionale e sui canali social del Circolo

La base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) per la pubblicazione delle opere e dei dati dell’autore, acquisito al momento dell’iscrizione o della partecipazione. Per le finalità culturali e documentali afferenti all’archivio storico, la base giuridica può essere altresì il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) o il perseguimento delle finalità di interesse pubblico di cui all’art. 6, par. 1, lett. e) GDPR, compatibilmente con le disposizioni del Codice dei beni culturali (D.Lgs. n. 42/2004) e con le autorizzazioni specifiche del Garante per la protezione dei dati personali in materia di archivi.
Le fotografie che ritraggono persone identificabili possono implicare il trattamento di dati relativi all’immagine. Il Circolo adotta misure idonee a garantire il rispetto dei diritti degli interessati ritratti. Le fotografie di carattere storico vengono conservate a tempo indeterminato in ragione del loro valore documentale e culturale.

2.5 Archivio della Biblioteca

Il Circolo gestisce una biblioteca specializzata in fotografia, storia dell’arte e discipline affini. Il trattamento dei dati personali riguarda:

• Il catalogo dei prestiti e delle consultazioni (nominativo del socio, opera concessa in prestito, date di prestito e restituzione)
• I dati degli autori e curatori delle opere catalogate

Il trattamento avviene al fine di gestire il servizio bibliotecario e garantire la corretta tenuta del catalogo. La base giuridica è l’esecuzione del rapporto associativo (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). I dati relativi ai prestiti vengono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di restituzione, salvo necessità di conservazione più prolungata a fini statistici o documentali in forma anonimizzata.

3. Trattamento di Dati Particolari

Il Circolo non raccoglie, in linea di principio, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR (dati sulla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose, origine etnica, ecc.). Qualora, in via eccezionale, tali dati emergano nell’ambito del rapporto associativo o dell’attività fotografica (ad esempio, immagini che rivelino informazioni sensibili sui soggetti ritratti), il loro trattamento avverrà esclusivamente sulla base di una delle condizioni previste dall’art. 9, par. 2 GDPR, ove applicabile, o previo esplicito consenso dell’interessato.

4. Modalità del Trattamento e Misure di Sicurezza

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e/o cartacei, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti, adottando idonee misure di sicurezza tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR, volte a prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati.
I dati vengono trattati da personale autorizzato dal Titolare, adeguatamente istruito e vincolato da obblighi di riservatezza. Il Circolo non effettua trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato, né adotta processi decisionali interamente automatizzati, ivi compresa la profilazione.

5. Comunicazione e Diffusione dei Dati

I dati personali non vengono venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità commerciali o di marketing. Possono essere comunicati a:

• Enti pubblici o autorità competenti, quando richiesto dalla legge o da provvedimenti dell’autorità giudiziaria
• Soggetti che svolgono attività di assistenza e consulenza in materia fiscale, contabile o legale, nei limiti strettamente necessari
• Fornitori di servizi informatici e di hosting, designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR
• Federazioni fotografiche, enti culturali o istituzionali con cui il Circolo collabora, esclusivamente per finalità connesse allo svolgimento dell’attività istituzionale e con il consenso dell’interessato ove necessario

Le fotografie dell’archivio possono essere pubblicate sul sito web istituzionale, sui profili social ufficiali del Circolo e in pubblicazioni cartacee o digitali del Circolo, previa acquisizione del consenso degli autori e, ove applicabile, dei soggetti ritratti.
I dati non vengono trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, salvo diversa indicazione e salvo che il trasferimento avvenga verso Paesi o organizzazioni che offrono un livello di protezione adeguato ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR.

6. Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Il sito web può utilizzare cookie tecnici, strettamente necessari per il funzionamento del sito, e cookie analitici di terze parti (in forma anonimizzata o aggregata) per analizzare il traffico. Non vengono utilizzati cookie di profilazione o di tracciamento a fini pubblicitari senza il preventivo consenso dell’utente.
Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati e per gestire le proprie preferenze, si rimanda all’apposita Cookie Policy disponibile sul sito. Il consenso all’uso dei cookie non tecnici può essere revocato in qualsiasi momento mediante le impostazioni del proprio browser o tramite gli strumenti messi a disposizione sul sito.

7. GDPR e Archivi: Riferimenti Normativi Specifici

Il trattamento dei dati personali nell’ambito degli archivi gestiti dal Circolo è disciplinato, oltre che dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), dalle seguenti fonti normative:

• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 di adeguamento al GDPR
• Artt. 89 GDPR: deroga per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica e a fini statistici. Il Circolo, in quanto ente culturale senza scopo di lucro, può avvalersi di tali deroghe per la conservazione dell’archivio fotografico storico, garantendo le opportune misure di salvaguardia
• D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio): le fotografie e i documenti dell’archivio di interesse storico e culturale sono soggetti alle disposizioni in materia di beni culturali
• Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 1° marzo 2007 e successive indicazioni in materia di trattamento di dati personali in ambito fotografico e di archivi fotografici
• Linee guida del Garante in materia di diffusione di immagini online e trattamento dei dati nell’ambito dell’attività giornalistica e culturale

Per le finalità di conservazione storica e culturale connesse all’archivio fotografico, i diritti degli interessati (in particolare il diritto alla cancellazione e il diritto di opposizione) possono essere limitati nella misura in cui il loro esercizio renderebbe impossibile o gravemente pregiudizierebbe il raggiungimento di tali finalità (art. 89, par. 2 e 3 GDPR), ferme restando le garanzie previste dalla normativa applicabile.

8. Diritti degli Interessati

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, gli interessati hanno il diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in tal caso, ottenerne copia
• Rettifica (art. 16): ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione di quelli incompleti
• Cancellazione (“diritto all’oblio”, art. 17): ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dalla legge
• Limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare, quando il trattamento è basato sul consenso o su un contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento dei propri dati personali in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3): revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca
• Reclamo (art. 77): proporre reclamo all’autorità di controllo competente (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it)

Le richieste possono essere inviate al Titolare tramite i recapiti indicati alla Sezione 1. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, termine prorogabile di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità (art. 12 GDPR).

9. Tempi di Conservazione

10. Modifiche alla Presente Informativa

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualsiasi momento, dandone adeguata pubblicità mediante pubblicazione sul sito web istituzionale. In caso di modifiche sostanziali che incidano sui diritti degli interessati, il Titolare si impegna a darne comunicazione preventiva, ove possibile, attraverso i canali comunicativi abituali.
Si invita pertanto a consultare periodicamente la presente pagina. La data dell’ultima revisione è indicata in calce al documento.

11. Glossario Essenziale

• Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (art. 4, n. 1 GDPR)
• Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati su dati personali (art. 4, n. 2 GDPR)
• Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che determina le finalità e i mezzi del trattamento (art. 4, n. 7 GDPR)
• Responsabile del trattamento: la persona fisica o giuridica che tratta dati personali per conto del titolare (art. 4, n. 8 GDPR)
• Interessato: la persona fisica cui si riferiscono i dati personali
• Consenso: qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato (art. 4, n. 11 GDPR)

Circolo Fotografico La Gondola
Ente del Terzo Settore
Ultima revisione: Aprile 2026